Pr of fs pรฅ e
m รถt en
nn is tu ne id en
ly ck ad
O
ko ht aa
m is te n
ta us ta l
la
Konferenssi, kokous, seminaari, kongressi, asiakastilaisuus, henkilöstötilaisuus, yritysjuhla… Kun tavoitteesi on luoda ja ylläpitää asiakassuhteita, rakentaa brändiä, tiedottaa, kouluttaa, kannustaa henkilöstöäsi, verkostoitua sidosryhmien kanssa tai vain nauttia kollegoiden tai hyvien ystävien seurasta – tarjoa elämyksiä ja aitoa kohtaamista! Onnistuneet järjestelyt varmistat kääntymällä asiantuntijan puoleen.
2
Konferens, möte, seminarium, kongress, kundevenemang, personalevenemang, företagsfest… När du vill skapa och ta hand om kundrelationer, stärka ditt varumärke, informera, utbilda, motivera och engagera eller bara njuta av kollegers eller goda vänners sällskap – bjud på upplevelser och äkta möten! Vänd dig till en expert för att försäkra dig om ett lyckat arrangemang.
3
Aitoja kohtaamisia jo yli 30 vuotta
Över 30 år av äkta möten människor emellan
Pohjanmaan Expo on täyden palvelun kokouspalvelutoimisto. Olemme kasvattaneet kokemustamme ja ammattitaitoamme 30 vuoden ajan messujen ja erilaisten tapahtumien järjestäjänä. Vuosien saatossa olemme koonneet vahvan yhteistyö- ja osahankkijaverkoston, jonka avulla pystymme neuvottelemaan asiakkaillemme kilpailukykyiset hinnat ja auttamaan tilojen ja kumppaneiden valinnassa.
Expo Österbotten är en fullservice kongressarrangör. Vi har 30 års erfarenhet som professionell arrangör av mässor och olika evenemang. Under årens lopp har vi skapat ett starkt nätverk av samarbetspartner och underleverantörer, för att kunna erbjuda våra kunder konkurrenskraftiga priser och hjälpa dem finna lämpliga utrymmen och partner.
Meiltä onnistuu järjestelyt muutaman kymmenen hengen tilaisuuksista suuriin, useiden tuhansien osallistujien tapahtumiin. Räätälöimme luonnollisesti jokaisen tapahtuman asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaan.
4
Vi arrangerar allt från tillställningar för några tiotals personer till stora evenemang med tusentals deltagare. Varje evenemang skräddarsys naturligtvis enligt kundens önskemål och behov.
5
6
Ettei vaan mitään unohtunut? Kom du ihåg allt? Me huolehdimme puolestasi ja toimimme apunasi kaikissa käytännön järjestelyissä. Valittavanasi on monia eri vaihtoehtoja tapahtuman toteutusmalliksi. Laajimmillaan palvelumme käsittää koko tapahtuman suunnittelun ja teknisen toteutuksen. Voit kuitenkin valita palveluistamme vain ne, jotka kulloinkin ovat tarpeen. Työnjaosta sovitaan aina yhdessä. Ulkoistaminen on onnistumisen kannalta varmin ratkaisu. Sinä voit keskittyä tapahtuman sisältöön ja säästää oman henkilöstösi työaikaa ydintehtäviin. Me hoidamme loput.
Oroa dig inte. Vi hjälper dig med alla praktiska arrangemang. Du kan välja mellan många olika alternativ för hur evenemanget ska genomföras. I vårt mest omfattande servicepaket ingår planering av hela evenemanget och dess tekniska genomförande. Om du vill kan du välja bara de tjänster du behöver. Arbetsfördelningen kommer vi överens om tillsammans. Att utlokalisera arrangemanget är det säkraste sättet att lyckas med ditt evenemang. Då kan du koncentrera dig på innehållet och låta din personal koncentrera sig på kärnverksamheten. Vi ordnar resten.
7
SUUNNITTELU JA IDEOINTI
ILMOITTAUTUMISTEN HALLINTA, TALOUS JA ASIAKASPALVELU
- Tapahtuman suunnittelu ja ideointi tapahtumajärjestäjän kanssa - Aikataulujen laatiminen
- Sähköinen ilmottautumislomake ja osallistujien varausten hallinta
- Tapahtuman kokonaiskoordinointi ja johtaminen
- Vahvistusten lähettäminen sähköisesti - Muutosten ja peruutusten hallinta
- Budjetointi ja alihankkijasopimusten neuvottelu
- Osallistujien neuvonta ja asiakaspalvelu ilmoittautumisen aikana - Säännöllinen raportointi asiakkaalle - Verkkomaksuratkaisut - Osallistumismaksujen käsittely, laskutus ja taloushallinto
TILAT JA TEKNIIKKA - Tilakartoitus - Tilaratkaisujen suunnittelu ja tilaaminen - Teknisten ratkaisujen suunnittelu ja tilaaminen: audiovisuaaliset laitteet, näyttelytekniikka, tilan somistus
ASIAKASPALVELU TAPAHTUMAN AIKANA
- Tapahtuman rakentaminen ja purkaminen
- Ilmoittautumispiste ja asiakaspalvelu paikan päällä
- Turvallisuus ja lupa-asiat
- Maksuliikenne ja OnSiteilmoittautuminen paikan päällä
CATERING JA TARJOILUT - Lounas-, kahvi- ja illallistarjoiluiden neuvottelut, tarjouspyynnöt ja koordinointi
8
- Kokousmateriaalin kokoaminen ennen tapahtumaa - Tilajärjestelyjen koordinointi paikan päällä
MAJOITUSJÄRJESTELYT
ILTA- JA OHEISOHJELMAT SEKÄ KULJETUKSET
- Neuvottelut ja yhteydenpito majoitusliikkeiden kanssa
- Kuljetusten koordinointi tapahtuman aikana
- Majoitusvarausten sekä maksujen vastaanotto ja vahvistusten lähettäminen
- Oheisohjelmat ja retket - Iltajuhlat, gaalaillalliset ja verkostoitumistilaisuudet
NÄYTTELYJÄRJESTELYT - Näyttelyiden ja messujen järjestäminen, osastojen myynti ja koordinointi
PALVELUMME KÄSITTÄÄ
- Näyttelyn suunnittelu, rakentaminen ja alihankinnan koordinointi - Näytteilleasettajapalvelut ja materiaalin kokoaminen
TAPAHTUMAN JÄLKEEN - Lopulliset osallistujaraportit - Lopulliset talousraportit - Sähköinen palautepalvelu
KOKOUSMATERIAALIT - Kokousmateriaalin hankkiminen, kokoaminen ja jakelu - Ohjelmien, osallistujakorttien, illalliskorttien ym. painetun materiaalin tuottaminen
9
PLANERING OCH BRAINSTORMING
ANMÄLAN, EKONOMI OCH KUNDTJÄNST
- Planering av och brainstorming kring evenemanget tillsammans med kunden
- Elektronisk anmälningsblankett och hantering av deltagaranmälningar
- Utarbetning av tidtabell - Koordinering och ledning av evenemanget i sin helhet
- Elektroniska bekräftelser - Ändringar och avbokningar
- Budget och avtalsförhandlingar med underleverantörer
- Rådgivning för deltagarna och kundtjänst under anmälningstiden - Regelbunden rapportering till kunden - Lösningar för e-betalning - Hantering av deltagaravgifter, fakturering och ekonomiförvaltning
UTRYMMEN OCH TEKNIK - Kartläggning av utrymmen - Planering och reservation av utrymme - Planering och beställning av tekniska lösningar, audiovisuell anläggning, inredning - Byggande och nedmontering
KUNDTJÄNST UNDER EVENEMANGET
- Säkerhet och tillstånd
- Registrering och kundtjänst på plats - Betaltrafik och OnSite-anmälan på plats - Sammanställning av mötesmaterial
CATERING OCH SERVERING - Förhandlingar, anbudsbegäran och koordinering av lunch-, kaffeoch middagsservering
10
- Praktiska arrangemang under evenemanget
LOGI
KRINGPROGRAM OCH TRANSPORTER
- Förhandlingar och kontakter med hotell
- Koordinering av transporter under evenemanget
- Emottagande av logireservationer och betalningar, utskick av bekräftelser
- Kringprogram och utflykter - Kvällstillställningar, galamiddagar, planering och bokning av artister och program
ARRANGERANDE AV UTSTÄLLNINGAR - Arrangerande av utställningar och mässor, monterförsäljning och koordinering
VÅRA TJÄNSTER
- Planering, byggande och koordinering av underleverantörer - Utställartjänster och sammanställning av material
EFTER EVENEMANGET -Deltagarrapporter -Ekonomiska rapporter - Elektronisk respons
MÖTESMATERIAL - Anskaffning av mötesmaterial, sammanställning och distribution - Produktion av tryckta material, såsom program, deltagarkort, middagskort m.m.
11
OTA YHTEYTTÄ, NIIN TEHDÄÄN YHDESSÄ TAPAHTUMASTASI TOTTA! KONTAKTA OSS SÅ SKAPAR VI ETT LYCKAT EVENEMANG TILLSAMMANS!
Hanna Nyholm, Projektivastaava/Projektansvarig hanna.nyholm@pohjanmaanexpo.fi Puh/Tfn (06) 318 5100 | 0400 691 681
Vaasanpuistikko/ Vasaesplanaden 15 B 36, 65100 Vaasa/Vasa www.pohjanmaanexpo.fi